Een NEN 3140-inspectie voor je installatie en je gereedschap

Wat NEN 3140 is en wat de norm regelt

NEN 3140 is de Nederlandse norm voor de bedrijfsvoering van elektrische installaties op laagspanning. Waar NEN 1010 beschrijft hoe een installatie moet worden aangelegd, gaat NEN 3140 over wat er daarna gebeurt: hoe je de installatie veilig in gebruik houdt, hoe er veilig aan wordt gewerkt en hoe je de staat ervan periodiek controleert.

De norm is dus meer dan een inspectie. Hij beschrijft ook hoe je verantwoordelijkheden regelt, bijvoorbeeld wie binnen het bedrijf als installatieverantwoordelijke is aangewezen en wie welke werkzaamheden aan of in de buurt van de installatie mag uitvoeren. De periodieke inspectie is het deel waarvoor een bedrijf meestal een externe elektricien inschakelt.

Onder de norm vallen zowel de vaste installatie als de elektrische arbeidsmiddelen die erop worden aangesloten. Een NEN 3140-inspectie kan daarom gaan over de verdeelkasten en bekabeling van een bedrijfshal, over de gereedschapskist van een bouwbedrijf, of over allebei.

Waarom bedrijven hun installatie laten inspecteren

De Arbowet en het Arbobesluit verplichten de werkgever om te zorgen dat arbeidsmiddelen en elektrische installaties veilig zijn en veilig blijven. De wet schrijft daarvoor geen vaste methode voor, maar je moet wel kunnen aantonen dat je het regelt. Een periodieke inspectie volgens NEN 3140, met een rapport en een vastgelegde opvolging, is in Nederland de gangbare manier om dat te doen.

Komt er een controle van de Nederlandse Arbeidsinspectie of gebeurt er een ongeval, dan is een recent rapport met opgevolgde bevindingen een van de stukken waarmee je laat zien dat je de installatie serieus beheert. Een rapport zonder opvolging zegt vooral dat je wist dat er punten openstonden.

Ook verzekeraars vragen vaak naar een actueel inspectierapport, zeker bij panden met machines, opslag of productie. Soms willen zij een andere, specifieke inspectie volgens een eigen schema. Vraag bij je verzekeraar na welk rapport zij verwachten, dan weet je vooraf of een NEN 3140-inspectie volstaat.

Vaste installatie en arbeidsmiddelen: twee soorten keuring

De vaste installatie is alles wat vast in het gebouw zit: de hoofdverdeler en onderverdelers, kabels en leidingen, wandcontactdozen, verlichting en vast aangesloten machines. Daarbij wordt gekeken naar de staat van de verdeelinrichtingen, de beveiligingen en de aarding, en er wordt gemeten of de beveiligingen bij een fout op tijd afschakelen.

Arbeidsmiddelen zijn de dingen die met een stekker worden aangesloten en worden verplaatst of gebruikt: handgereedschap, verlengsnoeren, kabelhaspels, stekkerdozen en bouwlampen, maar ook koffiemachines, waterkokers en computers. Die worden per stuk gekeurd. Elk middel krijgt een label met de keuringsdatum en komt in een register, zodat je ziet wat is goedgekeurd en wat niet.

Het onderscheid telt in de praktijk, omdat de risico’s verschillen. Een verlengsnoer op een bouwplaats wordt dagelijks over de grond gesleept, overreden en nat. Een kabel in een kabelgoot boven het plafond ligt jaren stil. Daarom worden arbeidsmiddelen in zware omstandigheden vaak vaker gekeurd dan de vaste installatie van hetzelfde bedrijf.

Hoe een NEN 3140-inspectie verloopt

Vooraf wordt de omvang vastgelegd: welke gebouwen en ruimtes, welke verdeelkasten en of de arbeidsmiddelen meegaan. Ook wordt afgesproken wanneer groepen of machines even zonder spanning kunnen. In een productiebedrijf of een pand met servers is dat vaak het lastigste deel van de planning.

De inspectie begint met een visuele controle. De elektricien kijkt naar beschadigde kabels, ontbrekende afdekkingen, verkleuring door warmte, de staat en bereikbaarheid van de verdeelkasten en of het groepenoverzicht klopt met wat er werkelijk zit. Daarna volgen metingen, zoals de isolatieweerstand, de doorgaande verbinding van de beschermingsleiding, de impedantie van de foutstroomkring en de uitschakelstroom en uitschakeltijd van de aardlekschakelaars.

Bij arbeidsmiddelen gaat het per stuk. Eerst worden snoer, stekker en behuizing bekeken, daarna volgen metingen die passen bij de beschermingsklasse. Bij een apparaat met randaarde wordt de beschermingsleiding gemeten, bij een dubbel geïsoleerd apparaat de isolatie of de lekstroom. Tot slot volgt een functietest.

Na afloop krijg je een rapport met de bevindingen, ingedeeld naar ernst, en een register van de gekeurde arbeidsmiddelen. Het herstel van gebreken is een aparte stap, waarover je zelf beslist.

Hoe vaak inspecteren: afhankelijk van risico en gebruik

NEN 3140 kent geen vaste termijn die voor elk bedrijf geldt. De termijn wordt bepaald aan de hand van een risicobeoordeling: hoe zwaar wordt de installatie belast, in wat voor omgeving staat hij en wat lieten eerdere inspecties zien. Een termijn die wordt genoemd zonder je bedrijf te kennen, slaat die stap over.

Een kantoor met droge ruimtes en weinig veranderingen vraagt een andere termijn dan een werkplaats met stof, vocht en trillende machines, of een bouwplaats waar de installatie tijdelijk is en het gereedschap dagelijks wordt verplaatst. Ook de uitkomst van de vorige inspectie telt mee. Veel bevindingen of snel slijtend gereedschap zijn een reden om de termijn te verkorten.

Leg de gekozen termijn en de reden ervan vast. Bij een volgende inspectie of een vraag van een verzekeraar laat je dan zien dat de keuze is onderbouwd. Verandert er iets in het gebruik, zoals nieuwe machines of een andere bestemming van een ruimte, kijk dan opnieuw naar de termijn.

Wat je voorbereidt voor een vlotte inspectie

Verzamel de tekeningen en schema’s van de installatie en de groepenoverzichten van de verdeelkasten. Ontbreken ze of kloppen ze niet meer, meld dat dan vooraf. Leg ook het vorige inspectierapport klaar, met een overzicht van wat er sindsdien is hersteld. Dan kan gericht worden nagegaan of oude bevindingen zijn opgelost.

Maak een overzicht van de ruimtes en wat er in elke ruimte gebeurt, en een lijst van de arbeidsmiddelen die gekeurd moeten worden. Een ruwe telling per afdeling of per bedrijfsbus helpt al bij de planning. Laat medewerkers hun gereedschap op de afgesproken dag op een vaste plek inleveren. Anders blijft een deel ongekeurd in een bus of op een bouwplaats liggen.

Regel de toegang: sleutels van technische ruimtes, een contactpersoon die het pand kent en afspraken over wanneer systemen even uit mogen. Denk aan koeling, servers, kassa’s en machines in een lopend proces. Hoe beter dat vooraf is geregeld, hoe minder er tijdens de inspectie stil hoeft te liggen.

Omgaan met de bevindingen uit het rapport

Een rapport onderscheidt meestal gebreken die direct gevaar opleveren, gebreken die op korte termijn moeten worden hersteld en adviezen. Een verdeelkast met aanraakbare delen onder spanning of een verlengsnoer met een kapotte mantel hoort bij de eerste groep. Een verouderd groepenoverzicht valt meestal in een van de andere twee.

Direct gevaarlijke punten los je meteen op, of je neemt het onderdeel buiten gebruik. Afgekeurd gereedschap gaat uit roulatie tot het is gerepareerd en opnieuw gekeurd, of wordt vervangen. Voor de overige punten maak je een planning met per punt een verantwoordelijke en een datum.

Leg vast wat er is hersteld, door wie en wanneer. Een rapport met een afgewerkte actielijst is bij een volgende inspectie of een vraag van de verzekeraar veel meer waard dan een rapport dat in een la ligt. SafetyVolt kan na de inspectie een voorstel maken voor het herstel van de vaste installatie. Je bepaalt zelf of je dat laat uitvoeren.